50 shortcut powerpoint yang wajib dikuasai

Shortcuts PowerPoint pada Keyboard

Untuk meningkatkan efisiensi dan kemudahan kerja saat merancang slide presentasi, perlu difahami beberapa shortcuts pada keyboard yang dapat digunakan.

1)      Ctrl + Mouse Scroll

Saat mendesain slide presentasi ada kalanya ingin memperbesar atau mengecilkan tampilan lembar kerja atau membesar elemen tertentu pada slide presentasi. Untuk itu biasanya yang dilakukan adalah mengklik tanda – (zoom in) atau tanda + (zoom out) di sudut kanan bawah. Untuk melakukan hal yang sama, dapat menggunakan shortcut yaitu menggunakan Ctrl + Mouse.

Ctrl + Mouse Scroll Down digunakan untuk memperkecil atau zoom in sedangkan Ctrl + Mouse Scroll up digunakan untuk memperbesar (zoom out).

2)      Tombol Tab

Seringkali saat membuat slide presentasi, terdapat banyak objek yang saling tumpang tindih. Dalam kondisi seperti ini, Tombol Tab pada keyboard dapat digunakan untuk mempermudah dalam mengedit bagian objek tertentu yang saling tumpang tindih tersebut. 

Yang perlu dilakukan hanya mengklik pada satu objek, kemudian tekan tombol  tab untuk menemukan objek yang dimaksudkan.

3)      Ctrl + A

Shortcuts Ctrl + A sudah sangat tidak asing bagi mereka yang biasa menggunakan komputer. Sama dengan pada software yang lain, shortcut Ctrl + A pada PowerPoint juga dapat digunakan untuk menyeleksi semua elemen atau objek pada satu slide.

4)      Ctrl + Z

Saat membuat desain slide presentasi, seseorang pernah melakukan kesalahan yang akhirnya memaksanya untuk mengembalikan tampilan yang sudah dibuat tersebut ke tampilan sebelumnya. Biasanya untuk hal ini yang dilakukan biasanya dengan mengklik icon Undo yang ada di bagian kiri atas.

Untuk melakukan hal yang sama, dapat digunakan cara yang lebih cepat yaitu dengan menggunakan shortcut Ctrl + Z.

5)      Ctrl + D

Yang paling umum saat orang ingin menduplikasi objek atau elemen pada slide adalah dengan copy dan paste, atau dengan menggunakan Crtl + C kemudian Ctrl + V. Namun ada shortcut yang dapat digunakan untuk menduplikasi objek atau slide dengan satu langkah yaitu menggunakan Ctrl + D.

Untuk menggunakan Ctrl + D, caranya adalah dengan menyeleksi objek atau slide yang ingin diduplikasi. Setelah itu tekan Ctrl + D pada keyboard, maka objek atau slide yang sudah terseleksi pasti akan terduplikasi.

6)      Ctrl + G, Ctrl + Shift + G, dan Ctrl + Shift + J

Untuk menggabungkan beberapa objek, biasanya dilakukan dengan beberapa langkah yaitu dengan menyeleksi dulu objek-objek yang akan dijadikan satu. Atau kalau misalnya semua objek pada slide ingin di kelompokkan maka dapat dilakukan dengan mengklik salah satu objek kemudian tekan Ctrl + A setelah itu klik kanan, kemudian klik group.

Untuk melakukan hal yang sama, dapat memanfaatkan shortcut Ctrl + G untuk mengelompokkan beberapa objek pada slide menjadi satu dan Ctrl + Shift + G untuk melepaskan pengelompokan (ungroup) objek.

Untuk menggabungkan kembali pengelompokan yang terakhir dapat menekat tombol Ctrl + Shift + J.

7)      Shift + Ctrl + < atau >

Saat ingin mengubah ukuran teks pada slide umumnya yang dilakukan adalah dengan menyeleksi semua teks, atau klik pada kolom teks kemudian ubah melalui font size di menu bar.

Shortcuts Shift + Ctrl + < atau > dapat digunakan untuk memperkecil atau memperbesar ukuran huruf atau teks.

Langkah-langkahnya adalah menyeleksi huruf atau teks yang akan diubah ukurannya lalu tekan Shift + Ctrl + < secara bersamaan untuk memperkecil atau gunakan Shift + Ctrl + > untuk memperbesar ukuran huruf atau teks.

8)      Ctrl + K

Ctrl + K dapat digunakan untuk memaksimalkan fungsi Hyperlink. Cara penggunaannya adalah dengan mengklik pada elemen atau objek yang akan disisipi link, kemudian tekan Ctrl + K maka jendela untuk memasukkan link akan muncul. Setelah itu pilih link yang dibutuhkan.

9)      Shift + F9

Dalam mendesain slide presentasi, salah satu  prinsip desain yang paling penting dijaga adalah perataan atau penjajaran. Hal ini dimaksudkan agar slide terlihat lebih rapi dan tidak terkesan asal ditempatkan.

Untuk itu perlu mengaktifkan gridlines untuk memudahkan menerapkan prinsip tersebut. Biasanya untuk mengaktifkan gridlines, harus mengklik menu view pada tab menu, setelah itu klik atau centang pada pilihan view. Artinya ada dua langkah yang meski dilakukan.

Untuk menonaktifkan gridlines, harus dilakukan dengan dua langkah juga, klik view kemudian hapus centangnya.

Untuk mempermudah melakukan hal ini, dapat dilakukan hanya dengan satu langkah saja yaitu dengan menggunakan Shift + F9.

10)  Ctrl + S

Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan hasil kerja karena belum tersimpan, maka setiap saat hasil kerja harus disimpan/di save. Gunakan Ctrl + S untuk melakukannya. Cukup satu langkah maka apapun perubahan yang dilakukan akan tersimpan.

11)  Ctrl + Tombol Panah

Jika ingin memindahkan objek dengan presisi yang pas, selain menggunakan mouse, juga bisa menggunakan shortcuts Ctrl + Tombol Panah untuk melakukannya.

Salah satu kelebihan menggunakan Ctrl + Tombol Panah adalah dapat menempatkan objek dengan presisi yang sangat tepat, karena Ctrl + Arrow Panah akan memudahkan untuk memindah objek yang kecil-kecil (jarak yang sangat rapat).

12)  Ctrl + M

Yang umum dilakukan banyak orang saat ingin membuat lembar kerja baru, maka yang dilakukan adalah dengan menekan enter pada keyboard. Namun sebenarnya ada cara lain yang juga bisa dilakukan yaitu dengan menggunakan Ctrl + M.

13)  Ctrl + S (Slideshow Mode)

Saat mode slideshow/presentasi, presenter dapat menampilkan semua slide dalam kotak dialog dengan cara menekan Ctrl + S pada keyboard.

Kotak dialog yang tampil memungkinkan untuk melihat semua slide yang ada untuk memudahkan berpindah atau melompati slide sesuai yang diinginkan tanpa harus berurutan. Hal ini akan memudahkan saat ingin berpindah slide kedepan atau kebelakang dengan cepat namun tidak mengetahui nomor slide yang diingikan.

Namun jika mengetahui nomor slide yang dingin ditampilkan, maka dapat menggunakan shortcut Nomor Slide + Enter.

14)  Nomor Slide + Enter

Ketika menyajikan sebuah presentasi, kadang kala situasinya berbeda dengan yang direncanakan yang mengharuskan penyajian presentasi tidak berurutan sesuai susunan slide yang telah dibuat, biasanya pada saat sesi tanya jawab atau diskusi.

Misalnya jumlah slide presentasi sebanyak 20 slide, lalu audience bertanya atau meminta untuk menampilkan slide 15. Biasanya presenter keluar dari mode slide show lalu mencari slide yang ke 15. Hal ini tentu membutuhkan waktu yang lama bahkan terlihat tidak profesional.

Untuk memudahkan perpindahan slide show yang tidak berurutan, maka shortcutnya adalah dengan mengklik nomor slide lalu tekan tombol enter pada keyboard. Tentu saja presenter harus tahu betul nomor slide yang dimaksud.

Catatan, shortcut ini hanya berlaku pada mode slide show atau presenter view, tidak dapat digunakan pada saat slide normal atau tahap pengeditan slide.

15)  Tombol B atau > dan tombol W atau <

Adakalanya saat presentasi, diperlukan jeda untuk break atau mendiskusikan hal-hal di luar topik yang dipresentasikan, dalam situasi seperti ini, tombol B atau > dan tombol W atau < pada keyboard dibutuhkan untuk menampilkan mode white and white screen.

Jika tombol B atau > ditekan, maka layar presentasi menjadi hitam, jika tombol W atau < ditekan, maka layar presentasi menjadi putih. Tekan sembarang tombol untuk menampilkan kembali layar presentasi.  Tombol B atau > dan tombol W atau < dapat ditekan secara bergantian untuk mengaktifkan mode white and white screen.

Shortcut ini dapat digunakan jika akan melakukan jeda presentasi dan mengaktifkan mode white and white screen tanpa harus keluar dari slideshow yang sedang dipresentasikan.

16)  Ctrl + Shift + D

Untuk mengkopi atau menduplikate slide yang aktif, dapat menekan tombol  Ctrl + Shift + D pada keyboard secara bersamaan.

Jika tombol Ctrl + Shift + D ditekan secara bersamaan, maka slide yang sedang dikerjakan atau sedang aktif akan terduplikasi.

17)  F5 dan Shift + F5

Tombol F5 dan Shift + F5 dapat digunakan untuk menampilkan slide presentasi atau slideshow. Jika tombol F5 ditekan maka akan menampilkan slideshow dari slide awal/slide 1.

Jika tombol Shift + F5 ditekan, maka akan menampilkan slideshow dari slide yang tampil/aktif pada mode normal. Misalnya jika slide yang tampil di mode normal slide 5, maka saat tombol Shift + F5 yang ditekan, slideshow akan dimulai dari slide 5.

18)  PgUp dan PgDn

Untuk menampilkan slide berikutnya pada saat presentasi, dapat dilakukan dengan cara menekan tombol PgDw pada keyboard. Sedangkan untuk menampilkan slide sebelumnya pada saat presentasi, dapat dilakukan dengan cara menekan tombol PgUp pada keyboard.

19)  Ctrl + Klik Kiri Mouse

Ketika sedang presentasi, dapat menekan tombol Ctrl sambil meng klik kiri mouse untuk menampilkan pointer laser pada slide presentasi sehingga audience dapat fokus pada bagian yang di klik.

20)  Ctrl + P (slideshow mode)

Pada mode slideshow, presenter dapat menggunakan tool puplen untuk menggambar atau menulis saat presentasi dengan cara menekan tombol Ctrl + P pada keyboard lalu menggunakan mouse untuk menulis atau menggambar pada slide. Menekan Ctrl + P untuk yang kedua kalinya akan menon aktifkan tool pulpen.

21)  Ctrl + I (slideshow mode)

Pada mode slideshow, presenter juga dapat menggunakan tool highlighter untuk menandai beberapa bagian objek pada slide dengan cara menekan tombol Ctrl + I pada keyboard lalu menggunakan mouse untuk memberikan tanda seperti sebuah stabilo. Untuk mengatur warnanya dapat dilakukan dengan klik kanan mouse pada slide lalu pilih pointer option, ink colour, lalu pilih warna yang diinginkan. Menekan Ctrl + I untuk yang kedua kalinya akan menon aktifkan tool highlighter/stabilo.

Shortcut ini dapat juga digunakan untuk presentasi online training atau webinar untuk memberikan catatan tambahan.

22)  Ctrl + M dan Ctrl + E

Setelah menggunakan tool pulpen (Ctrl + P) dan tool highlighter (Ctrl + I), dapat menekan tombol Ctrl + M untuk menyembunyikan hasil perlakuan yang menggunakan tool pulpen atau tool highlighter, untuk memunculkan kembali hasil perlakuan yang menggunakan tool pulpen atau tool highlighter dapat menekan tombol Ctrl + M untuk yang kedua kalinya.

Untuk menghapus hasil perlakuan pada slideshow yang menggunakan tool pulpen atau tool highlighter dapat dilakukan dengan menekan Ctrl + E pada keyboard.

23)  Ctrl + H dan Ctrl + U

Ketika mode slideshow, kadangkala pointer dan navigasi mengganggu perhatian audience. Untuk itu perlu menyembunyikan pointer dan navigasi saat presentasi, hal ini dapat dilakukan  dengan cara menekan tombol Ctrl + H atau Ctrl + U. Untuk memunculkan kembali, cukup dengan menekan tombol Ctrl + U lalu menggeser mouse.

24)  Shift + F10

Ketika presentasi, dan masuk pada slideshow mode, tombol Shift + F10 mempunyai fungsi yang sama dengan klik kanak di layar presentasi. Hal ini dilakukan untuk melihat pilihan presentasi yang berbeda.

25)  F1

Tombol F1 dapat digunakan untuk menampilkan jendela slideshow help dan shortcut pada mode slideshow. Hal ini dapat membantu presenter untuk melihat shortcut jika presenter lupa shortcut nya.

26)  Ctrl + T (slideshow mode)

Tombol Ctrl + T dapat digunakan untuk menampilkan Task Bar di bawah layar slideshow. Hal ini dilakukan untuk membantu memilih file atau dokumen lain tanpa harus keluar dari mode slideshow.

27)  Ctrl + L, Ctrl + R, Ctrl + E, dan Ctrl + J

Untuk mengatur posisi paragrap, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + L, Ctrl + R, Ctrl + E, dan Ctrl + J.

Ctrl + L digunakan untuk rata kiri, Ctrl + R digunakan untuk rata kanan, Ctrl + E untuk rata tengah, dan Ctrl + J untuk rata kiri-kanan.

28)  End dan Home

Tombol End pada keyboard dapat digunakan untuk melompat ke slide akhir dan tombol Home pada keyboard dapat digunakan untuk melompat ke slide awal.

29)  Ctrl + Backspace dan Ctrl + Delete

Untuk menghapus satu kata ke kiri, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + Backspace, sedangkan untuk menghapus satu kata ke kanan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + Delete.

30)  Ctrl + T

Tombol Ctrl + T dapat digunakan untuk membuka kotak dialog font (huruf). Hal ini dilakukan untuk melalukan perubahan atau pengaturan terhadap huruf dengan cara mengklik huruf yang akan diedit lalu tekan tombol Ctrl + T pada keyboard.

31)  Shift + F3

Saat membuat presentasi, sering perlu mengubah huruf besar kecil antara huruf kecil (lowercase), huruf besar (uppercase), kalimat (sentence), dan lain-lain. Untuk melakukan perubahan huruf, Klik kata/kalimat yang akan di edit lalu tekan Shift + F3 sampai sesuai keinginan untuk beralih huruf besar - kecil antara huruf kecil, kalimat, atau huruf besar.

32)  Ctrl + = (sama dengan) dan Ctrl + Shift + = (sama dengan)

Untuk melakukan pemformatan subscript dan superscript dapat menggunakan shortcut. Klik huruf atau blok kata yang akan diformat lalu tekan tombol Ctrl + = (sama dengan) untuk menerapkan pemformatan subscript dengan spasi otomatis. Atau tekan Ctrl + Shift + = (sama dengan) untuk menerapkan pemformatan superscript dengan spasi otomatis.

33)  Ctrl + B

Untuk membuat teks menjadi tebal, dapat dilakukan dengan cara menseleksi teks lalu tekan tombol Ctrl + B. Hal ini biasanya dilakukan untuk memberikan sebuah penegasan terhadap teks tertentu bahwa teks tersebut penting.

34)  Ctrl + U

Untuk membuat garis bawah pada teks, dapat dilakukan dengan cara menseleksi teks lalu tekan tombol Ctrl + U. Hal ini juga biasanya dilakukan untuk memberikan sebuah penegasan terhadap teks tertentu bahwa teks tersebut penting.

35)  Ctrl + Shift + C dan Ctrl + Shift + V    

Untuk menyalin pemformatan objek, tekan Ctrl + Shift + C pada keyboard. Untuk menerapkan pemformatan teks atau objek ke teks atau objek lain yang telah disalin, tekan Ctrl + Shift + V pada keyboard.

Ctrl + Shift + C dan Ctrl + Shift + V  atau dikenal dengan istilah Format Dipper adalah salah satu cara tercepat untuk mengambil dan menerapkan gaya format di seluruh presentasi.

Ctrl + Shift + C dan Ctrl + Shift + V  meniru standar Ctrl + C untuk menyalin dan Ctrl + V untuk menempelkan atau menerapkan sesuatu yang telah disalin. Hanya dengan tambahan tombol Shift di tengah.

Perbedaanya adalah jika Ctrl + C dan Ctrl + V hanya mengkopi dan menyalin teks atau objek tanpa menerapkan formatnya, maka Ctrl + Shift + C dan Ctrl + Shift + V menyalin dan menempel teks atau objek sekaligus menerapkan formatnya.

Ringkasnya, Ctrl + Shift + C untuk menyalin format sedangkan Ctrl + Shift + V untuk menempelkan pemformatan.

36)  Ctrl + Alt + V

Shortcut ini akan memberi beragam opsi tempel format gambar untuk konten presentasi. Untuk menggunakan pintasan, seleksi teks atau objek tekan tombol  Ctrl + C untuk menyalin sesuatu di PowerPoint, lalu tekan Ctrl + Alt + V untuk membuka pilihan jenis tempel spesial.

Tips PowerPoint

Kotak dialog Tempel Spesial adalah tempat untuk menemukan format file WMF dan EFM yang digunakan untuk memecah tabel dan bagan PowerPoint yang disalin.

37)  Alt + panah kanan (>) atau Alt + panah kiri (<)

Untuk memutar objek 15⁰ ke kanan dapat dilakukan dengan menyeleksi objek lalu tekan tombol Alt + panah kanan atau Untuk memutar objek 15⁰ ke kiri dapat dilakukan dengan menyeleksi objek lalu tekan tombol Alt + panah kiri.

38)  Tab, Shift + Tab, panah bawah (˅), panah atas (˄), atau Ctrl + Tab

Ketika bekerja dengan tabel, untuk berpindah ke sel berikutnya dapat menekan tombol Tab dan untuk berpindah ke sel sebelumnya dapat menekan tombol Shift + Tab.

Untuk memindahkan kursor dari baris ke baris dalam tabel dapat menggunakan tombol panah bawah (˅), panah atas (˄). Tombol panah bawah (˅) digunakan untuk memindahkan kursor ke baris yang berada di bawah dan panah atas (˄) digunakan untuk memindahkan kursor ke baris yang beada di atas.

Untuk menyisipkan indentasi teks dalam sel tabel (seperti yang dilakukan dengan tombol Tab dalam bentuk atau kotak teks), dapat dilakukan dengan memindahkan kursor ke sel yang diinginkan lalu tekan Ctrl + Tab.

39)  Ctrl + 1

Ketika bekerja dengan bagan, dapat dilakukan pemformatan terhadap bagan yang sedang dikerjakan dengan cara menseleksi elemen bagan yang dipilih lalu tekan Ctrl + 1 untuk melompat ke opsi pemformatan untuk elemen tertentu.

Shorcut ini berfungsi di PowerPoint dan Excel, dan merupakan salah satu cara tercepat untuk menelusuri opsi pemformatan khusus untuk pengeditan bagan.

40)  Ctrl + M

Shortcut ini digunakan untuk menambahkan slide kosong baru ke sebuah presentasi, berdasarkan tata letak slide yang baru saja dibuka. Satu-satunya pengecualian adalah jika menggunakan shortcut ini pada Slide Judul (slide awal) dalam tata letak presentasi.

41)  Tombol F12 dan Ctrl + F12

Tombol fungsi F12 (Save As) digunakan untuk menyimpan file presentasi dengan nama yang berbeda, di lokasi yang berbeda di dalam komputer, atau dalam format file yang berbeda.

Pintasan Save As adalah cara cepat mengubah file presentasi ke dalam format file PDF atau mengubah file presentasi menjadi presentasi gambar.

Menekan Ctrl + F12 akan segera membuka kotak dialog Save As untuk membuka file di komputer, tanpa harus menavigasi melalui tampilan back-stage.

42)  Ctrl + H dan Shift F4

Tombol Ctrl + H digunakan untuk membuka kotak dialog Find (temukan) dan Replace (ganti), yang memungkinkan untuk mengganti teks dengan cepat di seluruh presentasi. Berhati-hatilah saat menggunakan opsi 'Ganti Semua', karena tidak hanya akan mengganti teks dalam mode Normal Slide, tetapi semua teks dalam mode Master Slide akan terganti.

Jika kotak dialog telah tertutup dan ingin mengulangi tindakan pencarian terakhir, dapat dilakukan dengan menekan tombol Shift + F4.

43)  Ctrl + . (koma)

Untuk menambahkan bagian baru dalam presentasi, cukup menekan tombol Ctrl + , (koma).

44)  Ctrl + P

Untuk memunculkan kotak dialog cetak, tekan Ctrl + P. Jika tidak perlu menyesuaikan pengaturan, dapat langsung menekan ENTER untuk mencetak file presentasi.

45)  Ctrl + W

Tombol Ctrl + W dapat digunakan untuk menutup file aktif yang sedang digunakan, tanpa menutup aplikasi PowerPoint itu sendiri. Shortcut Ini adalah shortcut sistem operasi, dan berfungsi di semua program Microsoft Office.

46)  Alt + F4

Tombol At + F4 Ini adalah shortcut operasi tingkat Windows dan dapat digunakan dengan program apa pun yang dijalankan di komputer. Setelah menutup semua aplikasi aktif, shortcut ini dapat mematikan atau menyalakan kembali komputer.

47)  Ctrl + Shift + H

Untuk memunculkan atau menyembunyikan panel Note (catatan) dalam sebuah presentasi, dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + Shift + H pada keyboard.

48)  Ctrl + - (minus) dan Ctrl + = (samadengan)

Untuk memperkecil tampilan slide atau untuk melihat semua slide dalam tampilan Slideshow, cukup menekan tombol Ctrl + - (minus). Setelah diperbesar, dapat menggunakan tombol panah untuk bernavigasi.

Untuk memperbesar ke slide dalam tampilan Slideshow, cukup menekan tombol Ctrl + = (samadengan). Setelah diperbesar, dapat menggunakan tombol panah untuk bernavigasi.

49)  Ctrl + F1

Ctrl + F1 digunakan untuk menyembunyikan dan memunculkan Ribbon atau menu bar yang ada di bagian atas layar kerja, ini dilakukan untuk  memberi lebih banyak ruang kerja di PowerPoint.

Ctrl + F1 ini adalah shortcut Microsoft Office, sehingga berfungsi di PowerPoint, Word, Excel, Outlook, dll.

50)  Ctrl + Shift + F1

Shortcut Ctrl + Shift + F1 merupakan shortcut terbaru untuk memberikan lebih banyak ruang kerja. Tekan Ctrl + Shift + F1 pada keyboard untuk secara otomatis menyembunyikan perintah Ribbon atau menu bar, memberi ruang kerja 100%. Saat ingin melihat semua perintah Ribbon atau menu bar lagi, cukup menekan shortcut ini untuk kedua kalinya.

Catatan: shortcut ini dapat dengan mudah disandingkan dengan shortcut Ribbon Collapse.